La gestión de beneficios es un concepto que a menudo se pierde en el contexto de un proyecto ágil, donde el éxito del proyecto depende de la entrega continua y de iteraciones rápidas.
Sin embargo, para alinearse con los objetivos corporativos y satisfacer a las partes interesadas es necesario garantizar que un proyecto genere un valor genuino y sostenible en lugar de simplemente una serie de resultados. La adaptabilidad ágil y el énfasis en la entrega incremental brindan una oportunidad única para gestionar los beneficios de manera dinámica, de manera muy similar a lo que se enseña en los Managing Benefits® Courses, para maximizar la realización de valor y adaptarse al cambio.
En este blog, examinamos las ideas clave y las acciones viables para una eficiente Benefits Management en proyectos ágiles. Nuestro objetivo es ayudar a los equipos a cumplir con los plazos y crear una influencia duradera coherente con la visión estratégica de la empresa.
Comprender la gestión de beneficios en ágiles
Los beneficios previstos de un proyecto o programa se identifican, planifican, miden y gestionan mediante un proceso organizado conocido como gestión de beneficios. La gestión de beneficios puede ser más difícil en entornos ágiles que las técnicas de gestión de proyectos tradicionales porque las iteraciones rápidas y la entrega incremental son características de estos proyectos.
Los proyectos ágiles tienen como objetivo entregar valor de forma gradual a través de iteraciones o sprints frecuentes de dos a cuatro semanas. Esta estrategia contrasta con las técnicas convencionales, que producen el producto terminado en un período de tiempo más largo. En consecuencia, la gestión de beneficios en proyectos ágiles debe ajustarse a estas breves iteraciones y garantizar que los beneficios se controlen, evalúen y logren de forma constante.
Principios clave de la gestión de beneficios en proyectos ágiles
Adoptar ciertos conceptos que se alineen con los valores y prácticas ágiles es crucial para gestionar los beneficios en entornos ágiles. A continuación, se presentan algunas pautas esenciales para gestionar los beneficios en proyectos ágiles:
- Realización continua de beneficios: las ventajas deben realizarse de forma continua a lo largo del proyecto, ya que las iniciativas ágiles proporcionan valor en pequeños incrementos. Esta estrategia permite a las partes interesadas ver los beneficios concretos de manera temprana y modificar el curso del proyecto en respuesta a los comentarios y los requisitos cambiantes.
- Alinear los beneficios con los objetivos organizacionales: los beneficios deben estar alineados con los objetivos y metas estratégicas de la organización. Para garantizar que un proyecto ágil se mantenga en curso, es fundamental evaluar periódicamente qué tan bien se alinea el valor producido con los objetivos organizacionales.
- Participación y colaboración de las partes interesadas: el desarrollo ágil prospera gracias a la cooperación, y la gestión de beneficios no es una excepción. Se necesita una participación regular para comprender las expectativas de las partes interesadas y garantizar que los beneficios que reciben coincidan con sus requisitos.
- Planificación y seguimiento de beneficios adaptativos: las iniciativas ágiles se distinguen por su flexibilidad y adaptabilidad. Además, la gestión de beneficios debe ser adaptable, lo que permite cambios a medida que se desarrolla el proyecto y se accede a nuevos datos.
- Centrarse en el valor por encima de los entregables: Agile enfatiza la provisión de valor más que la finalización de tareas o entregables. La gestión de beneficios debe enfatizar fuertemente el valor proporcionado a la organización y sus clientes, asegurándose de que cada iteración avance hacia la realización total de beneficios.
Pasos para una gestión eficaz de los beneficios en entornos ágiles
Para aplicar la gestión de los beneficios en proyectos ágiles de forma eficiente, las empresas deben adherirse a una metodología sistemática que abarque los conceptos fundamentales mencionados anteriormente. Los pasos para ello son los siguientes:
Definir beneficios claros y mensurables
Determinar las ventajas precisas y cuantificables que el proyecto ágil pretende proporcionar es la primera etapa de un proceso de gestión de los beneficios eficiente. Los beneficios deben estar limitados en el tiempo, ser significativos, cuantificables, alcanzables y específicos [SMART]. Estas ventajas pueden ser una mejor calidad del producto, un tiempo de comercialización más rápido, menores gastos operativos o una mayor satisfacción del cliente.
Involucre a las partes interesadas en la fase de inicio del proyecto para determinar y acordar los beneficios deseados. Emplee metodologías como el mapeo de beneficios y las estructuras de desglose de beneficios para ilustrar cómo los entregables del proyecto reforzarán los resultados deseados.
Integrar la gestión de beneficios en las ceremonias ágiles
Integre la gestión de beneficios en los procesos ágiles, como la planificación de sprints, las reuniones diarias, las revisiones de sprints y las retrospectivas, para asegurarse de que esté arraigada en el proceso. A modo de ejemplo:
- Planificación de sprints: durante la planificación de sprints, el equipo debe poder determinar qué historias de usuario o características aportan los beneficios deseados y, por lo tanto, priorizarlas.
- Reuniones diarias: asegúrese de que las reuniones diarias se utilicen para analizar cómo se están logrando los planes para generar beneficios y cualquier problema que pueda obstaculizar el proceso de obtención de beneficios.
- Revisiones de sprints: las revisiones de sprints también permiten demostrar el valor creado durante el sprint y recibir comentarios de las partes interesadas. Deben utilizarse para modificar el plan de gestión de beneficios en cualquier área que lo requiera.
- Retrospectivas: permiten a los equipos identificar qué se hizo bien, qué se hizo mal y qué se puede hacer mejor en el futuro. El estado actual debe utilizarse para evaluar qué tan bien se están gestionando los beneficios y qué se puede hacer en el futuro para hacerlo mejor.
Monitoreo y medición regulares de la realización de beneficios
La realización de beneficios debe ser monitoreada y evaluada de manera rutinaria para garantizar que el proyecto proporcione el valor anticipado. Dado que los proyectos ágiles tienen ciclos breves, es fundamental establecer métricas e indicadores clave de desempeño (KPI) para monitorear los beneficios del proyecto a lo largo del tiempo.
Cree una estrategia de realización de beneficios que especifique las métricas que se utilizarán, la persona a cargo de monitorear los beneficios y la frecuencia de revisión. Utilice paneles de control y sistemas de informes para brindar a las partes interesadas visibilidad sobre la realización de beneficios y comunicar el progreso.
Ajuste y adapte los planes de gestión de beneficios según sea necesario
Dado que los entornos ágiles son dinámicos, los objetivos del proyecto pueden cambiar en respuesta a nueva información y desarrollos del mercado. Por lo tanto, los planes para la administración de beneficios deben ser flexibles y permitir las modificaciones necesarias.
Durante las revisiones diarias, determine si los beneficios del proyecto aún son aplicables y si aún están en línea con los objetivos organizacionales. Reordene las características, modifique los cronogramas del proyecto o lleve el proyecto por un camino diferente según sea necesario para garantizar la realización continua de beneficios.
Involucre a las partes interesadas de manera continua
En las iniciativas ágiles, la interacción continua con las partes interesadas es esencial para una gestión eficaz de los beneficios. Incluya regularmente a las partes interesadas en la toma de decisiones, proporcióneles actualizaciones sobre el estado del proyecto y obtenga su aporte sobre el valor que se le otorgó.
Habrá reuniones periódicas con las partes interesadas importantes para discutir el estado de la realización de beneficios, resolver problemas y hacer las correcciones necesarias. Al trabajar juntos, el proyecto puede maximizar el valor entregado mientras se mantiene en línea con las expectativas de las partes interesadas.
Utilice herramientas y técnicas ágiles para la gestión de beneficios
La gestión de beneficios puede verse facilitada por varios métodos y tecnologías ágiles, como:
- Tableros Kanban: utilice tableros Kanban para ver el flujo de trabajo y supervisar el desarrollo de funciones que ayuden a lograr beneficios.
- Historias de usuario: divida los beneficios en historias de usuario para describir los resultados y el valor previstos. Esta técnica ayuda a los equipos a comprender mejor cómo su trabajo conduce a la realización de beneficios.
- Mapeo del flujo de valor: utilice el mapeo del flujo de valor para encontrar y eliminar desperdicios en el proceso, asegúrese de que todos los esfuerzos se concentren en brindar valor y beneficios.
Conclusión
La gestión eficaz de beneficios en proyectos ágiles prioriza la entrega de valor genuino y sostenible por sobre las meras funciones. Los equipos ágiles, como los formados a través de The Knowledge Academy, pueden maximizar el valor alineado con los objetivos organizacionales definiendo beneficios claros, integrando la gestión de beneficios en ceremonias ágiles, supervisando regularmente la realización de beneficios e involucrando a las partes interesadas. Las organizaciones deben adoptar un enfoque flexible y adaptativo para gestionar los beneficios a fin de sortear las complejidades ágiles y garantizar el éxito a largo plazo.
